Full kontroll på projekten och faktureringen – Vad är hemligheten?
Tranby AS gick ifjol från manuella timlistor till digital tidrapportering – och de blickar inte tillbaka. Tidigare fyllde företaget i timme för timme i bokföringssystemet, nu överförs allt på några få sekunder.
– De största fördelarna är att vi ständigt har kontroll på antalet timmar som går åt till varje enskilt projekt, vilket gör det enklare att fakturera i tid, säger Mathias Tranby, VD Tranby AS.
– Detta medför även att det vi fakturerar blir korrekt och enkelt att dokumentera i efterhand, vid tillfälle att vi får frågor gällande fakturan. Det sparar också väldigt mycket tid för oss i administrationen.
Bokföringsmedarbetaren Karine Randers är inne på samma linje som Mathias:
– Övergången till SmartDok är väldigt tidsbesparande för vår lönekörning. Från att skriva in alla timmar och projekt manuellt, till att få överfört detta från SmartDok till lönesystemet är en stor skillnad. I tillägg var systemet enkelt att sätta sig in i, säger hon.
Modernare och framtidsinriktade
Tranby AS är en trädgårdsanläggnings- og landskapsentreprenadfirma med verksamhet i Oslo med omnejd. Verksamheten innehar 25 anställda, inklusive trädgårdsanläggare, stenläggare, murare/plattsättare, trädgårdsmästare, maskinoperatörer och anställda i administrationen.
Företaget har varit familjedrivet sedan starten 1978. På den tiden fylldes timlistor i med penna och papper, som sedan blev fört in i lönesystemet två gånger i månaden.
– Då var det en bunt med timlistor som noggrant skulle gås igenom med ofta oläsbar handstil, som ledde till mycket fel, säger Mathias Tranby.
I januari 2018 tog tredje generationen över företaget och upptäckte snabbt att dokumentationsarbetet kunde göras enklare.
– Vi förstod redan efter första lönekörningen att något var tvunget att göras, säger Mathias Tranby.
– Vi googlade runt och testade diverse tidrapporteringssystem och fastnade tillslut för SmartDok, då detta system är bäst anpassat för bygg och anläggningsbranschen.
Korrekt tidrapportering och lönehantering
Företaget har sedan dess fått väldigt god kontroll på godkändning av timmar på projekt.
– Det finns inget tvivel om att lönehantering och tidrapportering är mer korrekt nu än var det var tidigare. Det är även väldigt tidsbesparande att slippa lägga ihop alla timmar på varje projekt, säger Mathias Tranby.
– Tidigare fyllde vi in varenda arbetstimme i lönesystemet Huldt och Lillevik, men nu överförs det på några få sekunder.
Mathias kan dessutom berätta att masstransport också blivit enklare att fakturera efter övergången till ett digitalt system.
– Lastlistor från lastbilschauffören är väldigt behändigt att ha, då det blir lättare att fakturera och dokumentera.
Tranby planerar även att komma igång med KMA-modulen i SmartDok.
– När vi kommer ordentligt igång med KMA-formulär, kommer vi förmodligen spara ännu mer tid och pengar ute på anläggningsprojekten.
Anställda omfamnar ny teknologi
Alla företag som börjar använda sig av ny teknologi kan möta en naturlig skepsis innan systemet implementeras. Hos Tranby AS har de anställda tagit emot SmartDok på ett positivt sätt.
– Våra anställda är nöjda med att dokumentera digitalt. De tycker också systemet är enkelt att använda, vilket även vi i administrationen anser.
Vid nyanställningar, måste ni bedriva upplärning?
– Vid nyanställningar gör vi en snabb genomgång av hur systemet fungerar. Systemet är väldigt «idiot-säkert», så folk förstår det väldigt snabbt, säger han avslutningsvis.
Källa: SmartDok
– Detta medför även att det vi fakturerar blir korrekt och enkelt att dokumentera i efterhand, vid tillfälle att vi får frågor gällande fakturan. Det sparar också väldigt mycket tid för oss i administrationen.
Bokföringsmedarbetaren Karine Randers är inne på samma linje som Mathias:
– Övergången till SmartDok är väldigt tidsbesparande för vår lönekörning. Från att skriva in alla timmar och projekt manuellt, till att få överfört detta från SmartDok till lönesystemet är en stor skillnad. I tillägg var systemet enkelt att sätta sig in i, säger hon.
Modernare och framtidsinriktade
Tranby AS är en trädgårdsanläggnings- og landskapsentreprenadfirma med verksamhet i Oslo med omnejd. Verksamheten innehar 25 anställda, inklusive trädgårdsanläggare, stenläggare, murare/plattsättare, trädgårdsmästare, maskinoperatörer och anställda i administrationen.
Företaget har varit familjedrivet sedan starten 1978. På den tiden fylldes timlistor i med penna och papper, som sedan blev fört in i lönesystemet två gånger i månaden.
– Då var det en bunt med timlistor som noggrant skulle gås igenom med ofta oläsbar handstil, som ledde till mycket fel, säger Mathias Tranby.
I januari 2018 tog tredje generationen över företaget och upptäckte snabbt att dokumentationsarbetet kunde göras enklare.
– Vi förstod redan efter första lönekörningen att något var tvunget att göras, säger Mathias Tranby.
– Vi googlade runt och testade diverse tidrapporteringssystem och fastnade tillslut för SmartDok, då detta system är bäst anpassat för bygg och anläggningsbranschen.
Korrekt tidrapportering och lönehantering
Företaget har sedan dess fått väldigt god kontroll på godkändning av timmar på projekt.
– Det finns inget tvivel om att lönehantering och tidrapportering är mer korrekt nu än var det var tidigare. Det är även väldigt tidsbesparande att slippa lägga ihop alla timmar på varje projekt, säger Mathias Tranby.
– Tidigare fyllde vi in varenda arbetstimme i lönesystemet Huldt och Lillevik, men nu överförs det på några få sekunder.
Mathias kan dessutom berätta att masstransport också blivit enklare att fakturera efter övergången till ett digitalt system.
– Lastlistor från lastbilschauffören är väldigt behändigt att ha, då det blir lättare att fakturera och dokumentera.
Tranby planerar även att komma igång med KMA-modulen i SmartDok.
– När vi kommer ordentligt igång med KMA-formulär, kommer vi förmodligen spara ännu mer tid och pengar ute på anläggningsprojekten.
Anställda omfamnar ny teknologi
Alla företag som börjar använda sig av ny teknologi kan möta en naturlig skepsis innan systemet implementeras. Hos Tranby AS har de anställda tagit emot SmartDok på ett positivt sätt.
– Våra anställda är nöjda med att dokumentera digitalt. De tycker också systemet är enkelt att använda, vilket även vi i administrationen anser.
Vid nyanställningar, måste ni bedriva upplärning?
– Vid nyanställningar gör vi en snabb genomgång av hur systemet fungerar. Systemet är väldigt «idiot-säkert», så folk förstår det väldigt snabbt, säger han avslutningsvis.
Källa: SmartDok